whatsapp
Achicar Texto Agrandar Texto Site Map UFPSO Home UFPSO

Sistema Integrado de Gestión

Novedades

CURSO DE ACTUALIZACIÓN SOBRE LINEAMIENTOS BASICOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC 5555 - 26 de noviembre de 2019

La Alta Dirección de la institución consideró necesario actualizar los lineamientos de la norma NTC 5555 para los servicios prestados por la Escuela de Bellas Artes, en formación para el trabajo y desarrollo humano, con el fin de que el personal administrativo que labora en la Escuela y el grupo de auditores internos, conozcan los requisitos que se deben tener en cuenta para la implementación de un sistema de gestión de la calidad que armonice con los proyectos educativos institucionales, la práctica educativa y los requerimientos del entorno productivo, económico y social. El curso fue dirigido por el ingeniero Paulo Cesar Valenzuela, profesional de ICONTEC, quien explicó sobre la importancia que tienen las instituciones de formación para el trabajo de ser reconocidas frente a las actividades que prestan, por esta razón es necesario que la Escuela de Bellas Artes, realice la implementación de herramientas que le permita cada día ofrecer un excelente servicio con los mejores estándares de calidad.

CURSO NTC ISO 21001:2019, SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EL SECTOR EDUCATIVO - 14 Noviembre de 2019

Mediante espacio de formación, se capacitó a los auditores internos y a un grupo de profesionales universitarios de la UFPS Ocaña, sobre la Norma NTC ISO 21001:2019, Sistema de gestión de calidad para el sector educativo. El curso se realizó con el objetivo de fortalecer las competencias del equipo auditor en la nueva norma ISO 21001, que es específica para el sector educativo y de voluntaria implementación de manera complementaria a la ISO 9001. La capacitación fue orientada por la funcionaria de ICONTEC, la ingeniera Sandra Patricia Mendivelso, quien profundizó en la norma objeto de estudio, para que en la institución se alineen las actividades de forma eficaz en la misión, la visión, el Plan de Desarrollo Institucional y así poder ofrecer un aprendizaje más personalizado, con los cuales se benefician no sólo a los alumnos sino a los educadores, los padres de familia y otras partes interesadas.

PRIMER SEGUIMIENTO DEL AÑO A LAS ACCIONES DE MEJORA DE LOS DIFERENTES PROCESOS Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES - 12 de junio de 2019.

El Sistema Integrado de Gestión, realizó el primer seguimiento y acompañamiento del año a los diferentes procesos y programas de la institución, según lo establecido en el calendario Herramientas de Gestión 2019. Durante este seguimiento, se revisó el cumplimiento de las acciones de mejora definidas en los planes de mejoramiento resultado de las auditorías internas o de los procesos de autoevaluación. Además, se realizó seguimiento a las oportunidades de mejora generadas por diferentes fuentes (auditoria externa, revisiones eventuales del SIG, DOFA, RYO, RXD, indicadores, entre otras), determinando así su porcentaje de eficacia en el avance de cada una de las acciones.

Éste seguimiento a los planes de mejoramiento de programas y procesos se realiza dos veces al año, con el fin de asegurar una adecuada implementación de acciones de mejora a través de la eficacia. El segundo seguimiento se realizará en los meses de octubre y noviembre.

SIG PARTICIPA EN LA INDUCCIÓN INSTITUCIONAL AL PERSONAL ADMINISTRATIVO - 10 de mayo de 2019.

En el mes de mayo nuestra institución recibió personal que ingresó a laborar en sus diferentes oficinas y dependencias administrativas y académicas. Desde la División de Personal, se programó la inducción Institucional para el día 10 de mayo de 2019, en el Auditorio Fabio Amaya, con el fin de exponer la información general y relevante de la institución: competencias de conocimiento específico, de retroalimentación, mejoramiento institucional, competencias administrativas, valores y principios institucionales, direccionamiento estratégico, deberes y derechos, procedimientos administrativos, entre otros. La participación del SIG estuvo a cargo de la especialista Dirliany Andrea Noriega, quien presentó a los nuevos trabajadores información relacionada con sistemas de gestión como soporte de la alta calidad, los instrumentos de socialización y divulgación del SIG, información documentada y su ubicación en la página Web, el Sistema de Gestión Documental del SIG y la forma de utilizarlo.

EQUIPO OPERATIVO DEL SIG DA A CONOCER LOS RESULTADOS DEL TALLER “EN EL CAMINO DE LA EXCELENCIA” - 28 de noviembre de 2018.

El Sistema Integrado de Gestión realizó el pasado 28 de noviembre el segundo equipo operativo del año, en el cual se dieron a conocer los resultados del taller “En el Camino de la Excelencia” realizado a todos los procesos de la Institución en las jornadas de calidad. Así mismo, se mencionó la importancia de saber identificar los códigos que se utilizan en los documentos controlados por el Sistema Integrado de Gestión.

También se analizaron aspectos de la estructura del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, el programa auditorías internas 2018 y el avance de los programas del SIGA y SG-SST en el papel que desempeñan dentro de la Institución.

SIG PARTICIPA EN LA INDUCCIÓN INSTITUCIONAL A DOCENTES DE PLANTA Y PERSONAL ADMINISTRATIVO - 24 de agosto de 2018.

El Sistema Integrado de Gestión participó en la inducción al personal administrativo que ingresó a la institución en el mes de agosto y en la inducción a los docentes tiempo completo que ganaron el concurso público de méritos, realizado meses atrás con el propósito de fortalecer su planta de educadores en los diferentes procesos académicos.

La participación del SIG estuvo a cargo de la especialista Dirliany Andrea Noriega. En la presentación se trataron temas como la importancia y beneficios del sistema integrado de gestión en la educación superior, la integración de la calidad con el direccionamiento estratégico institucional, sistemas de gestión como soporte de la alta calidad, los instrumentos de socialización y divulgación del SIG, la importancia de la planeación, organización y ejecución de las actividades académicas de los docentes para el cumplimiento de las funciones, se dio a conocer la información documentada y su ubicación en la página Web, el Sistema de Gestión Documental del SIG y la forma de utilizarlos.

SOCIALIZACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS - 08 de agosto de 2018.

El SIG participó en la socialización de los resultados del primer seguimiento a la Planificación Estratégica del proceso de Gestión Académica, en el cual estuvieron invitados los directores de plan de estudios, el equipo de autoevaluación y acreditación, la oficina de planeación y la subdirección académica.

En la jornada se mostraron los avances a: planes de acción, planeación académica semestral – PAS y los planes de mejoramiento producto de los procesos de autoevaluación, sobre los cuales el SIG realiza seguimiento dos veces al año. La reunión fue productiva en el sentido de mostrar los aspectos relevantes y las oportunidades de mejora sobre las estrategias establecidas en los programas y que deben ejecutarse para aumentar las condiciones de calidad que permitan su mantenimiento o su acreditación según el nivel de avance y madurez.

PRIMER SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE MEJORA - 29 de junio de 2018.

Entre los meses de mayo y junio se llevó a cabo la realización del primer seguimiento del año en el cual se revisaron las acciones relacionadas con hallazgos de auditoria interna, hallazgos de auditoria externa, autoevaluación, medición de la satisfacción del cliente interno, revisiones eventuales del SIG, estrategias de la DOFA cruzada, matriz RYO, oportunidades de mejora de la RXD, oportunidades de mejora a la gestión de indicadores y oportunidades de mejora a las herramientas de gestión incluyendo la satisfacción del cliente.

Para la Universidad es de gran importancia poder realizar monitoreo a cada una de las acciones que surgen de diferentes fuentes con el fin de que éstas aporten a la Institución el efecto esperado y subsane los diferentes hallazgos que no permiten el adecuado desarrollo de los objetivos trazados en pro de la mejora continua de la Institución.

Éste seguimiento a los planes de mejoramiento de programas y procesos se realiza dos veces al año, con el fin de asegurar una adecuada implementación de acciones de mejora a través de la eficacia.

EQUIPO OPERATIVO DEL SIG ANALIZA ASPECTOS DE LA CERTIFICACIÓN ISO 9001:2015 - 31 de mayo de 2018.

El pasado 29 de mayo se llevó a cabo el primer equipo operativo del año, en el cual se trataron varias temáticas entre ellas los resultados obtenidos en la auditoría externa y los temas en los que hace falta trabajar por parte de los procesos y dependencias con el fin de alcanzar la transición total. Además se menciona que se logró la certificación por parte de ICONTEC hasta el año 2021, los aspectos que deben mantenerse y en qué requisitos debe fortalecerse el trabajo.

Así mismo, se recuerda entre los asistentes la importancia de que los procesos y dependencias tengan en cuenta el calendario de herramientas de gestión con el fin de que haya claridad en los tiempos en los se llevarán a cabo los seguimientos de cada una de las herramientas de gestión implementadas al interior y en cada uno de los procesos, áreas, facultades, departamentos y programas.

También se analizaron aspectos de actualización de la estructura orgánica, el programa auditorías internas 2018 y el avance del SIGA y SG-SST en el papel que desempeñan dentro de la Institución.

ACTIVIDADES DE ACOMPAÑAMIENTO A LA GESTIÓN ACADÉMICA - 21 de mayo de 2018.

Con el fin de unificar la estructura de trabajo para la planificación de acciones del proceso de gestión académica, se adelantaron jornadas de revisión, diagnóstico y acompañamiento a los programas y facultades por parte del Sistema Integrado de Gestión, Subdirección Académica y Planeación.

Este acompañamiento consistió en la articulación del plan de desarrollo institucional a partir de los planes de acción, planificación académica semestral, planes de mejoramiento y matriz de riesgos y oportunidades de las áreas que componen este proceso misional.

Dentro de los propósitos principales está el articular dichas actividades al direccionamiento estratégico de manera que su evaluación y seguimiento se haga de manera oportuna y transversal principalmente para garantizar uniformidad, coherencia y pertinencia al interior del proceso y al mismo tiempo se diera respuesta a los niveles de eficacia esperados en cumplimiento de la mejora continua.

SIG PARTICIPA EN LA INDUCCIÓN INSTITUCIONAL - 9 de abril de 2018.

El pasado 5 de abril del presente año el Sistema Integrado de Gestión participó en la inducción a los nuevos docentes de la UFPSO.

Socializando los aspectos más relevantes de la gestión de calidad el Sistema Integrado de Gestión dio la bienvenida a los nuevos docentes tiempo completo (planta y ocasionales). La actividad estuvo a cargo de la profesional del SIG Especialista Dirliany Andrea Noriega cuyo objetivo consistió en orientar el aporte de la gestión académica desde el rol docente al fortalecimiento de la calidad institucional y facilitar la integración de los nuevos docentes a la cultura organizacional.

En la jornada se trataron temas como la importancia y beneficios de implementar sistemas de gestión de calidad en la educación superior, la integración de la calidad con el direccionamiento estratégico institucional, sistemas de gestión como soporte de la alta calidad, los instrumentos de socialización y divulgación del SIG, la importancia de la planeación, organización y ejecución de las actividades académicas de los docentes para el cumplimiento de las funciones y finalmente se dio a conocer la información documentada que maneja el proceso de Gestión Académica, su ubicación en la página Web, el Sistema de Gestión Documental del SIG y la forma de utilizarlos.

DIAGNÓSTICO HERRAMIENTAS DE GESTIÓN - 23 de marzo de 2018.

Entre los meses de febrero y marzo, el Sistema Integrado de Gestión en conjunto con la Oficina de Planeación, Control Interno y la Subdirección Académica realizó a todos los procesos y programas de la Universidad, un diagnóstico de las herramientas de gestión recordando que éstas, se constituyen como un elemento fundamental para que la Institución pueda lograr sus metas y objetivos.

Las herramientas de gestión que se revisaron y ajustaron fueron los planes de acción y planeación académica semestral (PAS), riesgos y oportunidades (RYO), normograma e indicadores; el resultado de la revisión se socializó en conjunto con el proceso que lidera la herramienta y el responsable de la ejecución de la misma

El diagnóstico realizado a las herramientas de gestión que cada uno de los procesos, áreas y facultades llevan a cabo, permite hacer énfasis en que las herramientas deben verse desde el ámbito del método que se está usando (el formato y sus características) y desde la calidad, coherencia y pertinencia de la información que se registra en ellas; así mismo, se convierte en un instrumento de gran utilidad a la hora de conocer el estado actual de la gestión, lo que permite identificar las dificultades a la hora de ejecutar las actividades allí plasmadas.

CALENDARIO HERRAMIENTAS DE GESTIÓN 2018 - 05 de febrero de 2018.

Con el fin de que se establezca como una herramienta de apoyo al cumplimiento y oportunidad de los compromisos de la Institución en los aspectos legales, reglamentarios y de la excelencia en la gestión; se actualiza el "Calendario de Herramientas de Gestión para la vigencia 2018".

Este documento se fundamenta como un mecanismo de organización de las actividades que permitirán cumplir con los requisitos a entes externos cuya consolidación es liderada por los procesos de Dirección y Planeación, Control Interno y Sistema Integrado de Gestión.

Es importante tener presente que la planificación y entrega de las diferentes herramientas plasmadas en el calendario permite evidenciar la excelente gestión que caracteriza a cada uno en los diferentes cargos y roles que representan, cuyos resultados se orientan al cumplimiento de los objetivos de nuestra Institución.

Este calendario permitirá optimizar tiempos de respuesta, consolidar información transversal, minimizar la materialización de los riesgos, dar cumplimiento a los compromisos adquiridos con los diferentes entes, entre otros beneficios.

Capacitación en Fundamentos de la norma ISO 9001 versión 2015 - 12 de mayo de 2017.

El Sistema Integrado de Gestión junto con Icontec realizaron la capacitación Fundamentos de la norma ISO 9001 versión 2015 con el propósito de fortalecer la implementación de la nueva versión de la norma ISO 9001:2015. Ésta actividad se realizó en el Auditorio Catatumbo de la UFPS Ocaña a cargo del profesional de Icontec Paulo Valenzuela.

La capacitación buscaba determinar los avances y brechas que existen con respecto a la transición de la norma y la forma como la Universidad puede abordar estos requerimientos, con el fin de darle cumplimiento a los requisitos de la misma de una manera oportuna; preparándose así la institución para la próxima auditoría externa, teniendo en cuenta los lineamientos de la nueva versión.

Asistieron además del Sistema Integrado de Gestión los procesos de Control Interno y Dirección y Planeación, así como Auditores Internos quienes recibieron los lineamientos para la implementación de la nueva versión de la norma, y también sugerencias y recomendaciones con el fin de mejorar algunos aspectos clave para el cumplimiento de los nuevos requisitos de la ISO 9001.

Inicia la ruta de mejoramiento de la calidad - 03 de marzo de 2017.

Con el propósito de establecer los lineamientos frente a los compromisos con respecto a las herramientas de gestión para la excelencia institucional y revisar la gestión del riesgo en la UFPSO; los procesos Dirección y Planeación, Control Interno y Sistema Integrado de Gestión definieron los siguientes parámetros:

La consolidación de funciones y responsabilidades de los procesos que lideran las herramientas de gestión, para optimizar las oportunidades de mejora.

Las actividades y los tiempos en los cuales se va requerir información de gestión a los procesos, áreas, facultades, departamentos y programas.

El ajuste a los métodos que actualmente se están usando para la identificación, tratamiento y seguimiento de los riesgos.

Lo anterior permitirá optimizar tiempos de respuesta, consolidar información transversal, minimizar la materialización de los riesgos, dar cumplimiento a los compromisos adquiridos con los entes de control y de certificación entre otros beneficios.

El Sistema Integrado de Gestión realiza inducción a los nuevos docentes de la UFPSO - 25 de enero de 2017.

Socializando los aspectos más relevantes de la gestión de calidad, camino a la excelencia institucional el Sistema Integrado de Gestión dio la bienvenida a los nuevos docentes tiempo completo (planta y ocasionales). La actividad estuvo a cargo de la coordinadora del SIG Magister Yurley Constanza Medina Cárdenas cuyo objetivo consistió en orientar el aporte de la gestión académica desde el rol docente al fortalecimiento de la calidad institucional y facilitar la integración de los nuevos funcionarios a la cultura organizacional.

En la jornada se trataron temas como la importancia y beneficios de implementar sistemas de gestión de calidad en la educación superior, la integración de la calidad con el direccionamiento estratégico institucional, retos para la vigencia, la importancia de la planeación, organización y ejecución de las actividades académicas de los docentes para el cumplimiento de las funciones sustantivas y finalmente se dio a conocer la información documentada que maneja el proceso de Gestión Académica su ubicación en la página Web y la forma de utilizarlos.

Renovada la certificación del sistema de gestion de calidad UFPS Ocaña – 13 de diciembre de 2016

El pasado 22, 23 y 24 de noviembre la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, recibió la visita del auditor externo de Icontec Dr. Oscar Camargo Angarita, para evaluar el Sistema de Gestión de Calidad y verificar el cumplimiento de los requisitos normativos, legales e institucionales necesarios para renovar la certificación. Dicha visita, en cuyo informe no se decretaron no conformidades, permitió al auditor emitir la recomendación de otorgar a la Institución el certificado bajo la NTCGP 1000:2009 y la ISO 9001:2008. De esta manera se reconoce el trabajo colectivo, y el compromiso con el mejoramiento continuo de todos los procesos.

Agradecemos a todos los líderes y jefes de área su disposición para atender este proceso de verificación y estar atentos a toda la información requerida para evidenciar el buen desempeño institucional.

Auditoria de renovación 22, 23 y 24 de noviembre – 21 de noviembre de 2016

Durante los días 22, 23 y 24 de noviembre del año en curso, ICONTEC evaluará la conformidad del Sistema de Gestión Calidad de la Universidad teniendo en cuenta los requisitos de la NTCGP 1000:2009 y la ISO 9001:2008. Dicha auditoría se realizará con fines de renovación de la certificación obtenida por la institución.

El objetivo de dicha auditoria es determinar la conformidad del Sistema de Gestión con los requisitos de las normas antes mencionadas, evaluar la capacidad del mismo para asegurar el cumplimiento de los requisitos aplicables al alcance del SIG y determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema identificando oportunidades de mejora.

De esta forma se encuentran en disposición cada uno de los líderes de proceso, decanos y coordinadores de área para evidenciar su gestión y las acciones que tienden al cumplimiento de los requisitos, a la mejora continua y a garantizar la sostenibilidad del sistema. Este proceso de renovación constituye un reto importante para la Universidad, ya que fortalece su sistema de gestión y aporta al logro de los objetivos institucionales.

Revisión por la dirección 2016 – 25 de octubre de 2016

Con el fin de dar cumplimiento al requisito 5.6 de la NTC GP1000:2009 y la ISO 9001:2008 el día 19 de octubre del presente año se realizó la primera Revisión por la Dirección, asignando el 31 de octubre para la segunda jornada; la participación de los procesos misionales fue fundamental para la retroalimentación que se llevó a cabo por parte de cada uno de los asistentes donde se dieron a conocer los diferentes planes de mejoramiento ante la alta dirección producto de las auditorías internas realizadas durante el año.

Esta actividad se ha convertido en una evaluación formal sistemática y documentada, efectuada por la dirección para asegurar la adecuación y efectividad de los procesos, generando información que permita gestionar los hallazgos y buscar la acción de mejora pertinente a cada uno de ellos.

Jornada calidad personal asistencial UFPSO – 21 de septiembre de 2016

Para el cierre de las Jornadas de Calidad “Fortaleciendo la estructura de alto nivel” realizada el 15 de septiembre del 2016, se desarrollaron varias actividades lúdicas y pedagógicas con el personal asistencial de nuestra institución; a los cuales se les socializó los conceptos necesarios para el desarrollo de sus funciones con un enfoque hacía la calidad y la excelencia dentro del sistema de gestión de calidad institucional.

A la jornada asistieron los miembros de servicios generales, infraestructura y mantenimiento y representantes del servicio de vigilancia. Para el enfoque central de las actividades lúdicas, se contó con el apoyo del proceso de Bienestar Universitario, quien coordinó el objetivo de la jornada orientado hacia la responsabilidad, la creatividad, la organización, el enfoque a resultados y principalmente el trabajo en equipo.

Como conclusiones principales, el SIG resaltó la cooperación de todos los asistentes, sus jefes de proceso y la apropiación de conceptos y el sentido de pertenencia que estos funcionarios dieron a conocer al finalizar las diferentes actividades, donde pudieron identificar la importancia de su labor y el impacto que esta tiene para la imagen y la prestación de un servicio con calidad, cada vez mejor.

Implementación del aplicativo gestión documental SIG - 05 de agosto de 2016

Con el propósito de dar cumplimiento a las acciones de mejora establecidas con Icontec y para agilizar los trámites de las novedades documentales, el Sistema Integrado de Gestión y el Proyecto Interconectividad puso a disposición de la comunidad institucional, el aplicativo Gestión Documental SIG. Este programa fue diseñado como herramienta para permitir que el usuario pueda realizar de manera más ágil las solicitudes documentales de su proceso a través del link https://interconectividad.ufpso.edu.co/ y se encuentra disponible desde el 4 de agosto de 2016.

Este nuevo mecanismo de apoyo reviste gran importancia para el mantenimiento y control de los documentos, ya que en ellos está contenida toda la información generada de la operación de los procesos; además  agiliza los trámites documentales y permite que la información este siempre disponible para la toma de decisiones.

Jornadas de calidad 2016 “fortaleciendo la estructura de alto nivel - 07 de Junio de 2016

El Sistema Integrado de Gestión dio inicio a las Jornadas de Calidad del presente año “Fortaleciendo la estructura de alto nivel”

El objetivo de esta actividad es el fortalecimiento de la estructura de alto nivel que nuestra Institución debe desarrollar dados los requerimientos de la nueva versión 2015 de la norma ISO 9001 y que se abordarán por proceso con el fin de dar cumplimiento a los requisitos definidos para mantener y renovar la certificación de calidad otorgada por Icontec.

Para esta actividad es importante la participación de los líderes y sus equipos de trabajo, esto permitirá una mayor apropiación de los cambios y de esta manera su implementación será oportuna y eficaz.

Equipo Operativo del SIG Analiza Aspectos de la transición de la Norma - 16 de Mayo de 2016

El Pasado 12 de mayo se llevó a cabo el primer equipo operativo del año, en el cual se trataron varias temáticas orientadas a fortalecer los Resultados política integral 2015, las jornadas de calidad “fortaleciendo la estructura de alto nivel”, el avance en las Oportunidades de mejora de la auditoria externa y los avances en los sistemas SST y SIGA:

Así mismo, se dio la bienvenida a los nuevos miembros para la vigencia 2016 y se estableció la gran tarea de socializar los diversos temas tratados en la reunión, con el resto del equipo de trabajo para asegurar que el proceso obtenga la información de forma oportuna.

También se analizaron aspectos de actualización y mejoramiento que requieren toma de decisiones importantes, en lo relacionado con el mantenimiento de la certificación de calidad de nuestra Institución.

Tú Eres Parte del cambio – Transición a ISO 9001:2015 - 03 de Mayo de 2016

Para cualquier organización, afrontar el cambio es necesario y dependerá de la madurez, estructura y la eficacia del sistema en la actualidad. Por lo tanto se recomienda enfáticamente en una evaluación del impacto, con el fin de identificar de manera real los recursos y las implicaciones en términos de tiempo que con lleva asumir el reto de la transición para ello debemos desarrollar un plan de implementación, identificar los errores que es necesario tratar, satisfacer los requisitos nuevos, suministrar capacitación y conocimientos adecuados a todas las partes relacionadas con la eficacia de la institución, actualizar el Sistema de Gestión de Calidad existente para satisfacer los requisitos revisados y proporcionar verificación de la eficacia y cuando sea aplicable, aliarse con las disposiciones de la transición.

Con la nueva estructura de la norma, será más sencillo para la institución mantener y consolidar su sistema de gestión de calidad en los procesos y conseguir una mayor participación de los clientes y partes interesadas.

Identificando el contexto de los sistemas de gestión y las partes interesadas - 07 de Abril de 2016

El pasado 5 de abril se llevó a cabo la capacitación “Contexto en los Sistemas de Gestión”  el objetivo de esta capacitación es conocer el contexto externo e interno de la institución, teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de las partes interesadas con el fin de gestionar los factores que influyen en el logro de los objetivos de la Universidad.

Cabe considerar que el contexto es un conjunto de situaciones y circunstancias que rodean o condicionan nuestro actuar, dentro de ello se encuentra la interpretación que se debe dar a cada requisito de la Norma; ambos aspectos son fundamentales para entender en qué entorno se mueve la institución, e identificar que parte de ese entorno la afecta para conseguir los resultados que se quieren.

Actualización ISO 9001:2015 para Procesos y Programas Académicos– 01 - 02 de marzo de 2016

Durante el  1 y 2  de marzo de 2016, se llevó a cabo la capacitación en la actualización de la ISO 9001:2015, cuyo objetivo consistió en aplicar la estructura de la norma técnica de calidad y sus cambios respecto a las versiones anteriores y de esta manera articular los nuevos elementos a la estructura del sistema de gestión de calidad de nuestra universidad.

Con este proceso de formación se consolida el plan de trabajo para la transición y se asigna a cada responsable, las diferentes actividades que deberán ser emprendidas para que la gestión de la calidad en nuestra Universidad siga manteniendo sus condiciones de calidad y alto compromiso frente a sus partes interesadas.

Conversatorio Sistema de Gestión de Calidad– 29 de febrero de 2016

Con el fin de fortalecer los conocimientos en temas relacionados con el desarrollo, implementación y beneficios del sistema de gestión de calidad en los procesos misionales, se desarrolló el 29 de febrero de 2016, un conversatorio con los programas académicos de la institución.

Esta actividad permitió crear un espacio para el dialogo, el análisis y la socialización de experiencias relacionadas con la implementación, beneficios y retos del sistema de gestión de calidad en la UFPSO sobre temas como: trazabilidad histórica del SIG, armonización del marco legal SIG para el mejoramiento de los procesos y programas, articulación del direccionamiento institucional, relación gestión de calidad y alta calidad académica, los tipos de autoevaluación institucional, beneficios de la certificación de calidad y acompañamiento del SIG a los programas.

Positivo balance en la auditoria externa de seguimiento – 15 de febrero de 2016

Los días 9 y 10 de febrero del presente año se realizó la auditoria de seguimiento por parte de ICONTEC, el éxito de este ejercicio, nos permite mantener la certificación por un año más hasta su renovación y la certeza de que el trabajo que día a día se lleva a cabo es realizado por un equipo humano comprometido con la calidad, y con la institución.

El proceso Sistema Integrado de Gestión agradece la valiosa colaboración de los funcionarios de la Universidad al tener, organizada y a la mano toda la documentación que evidencia los resultados alcanzados, ya que esto permite mostrar el avance y logro de objetivos, contribuyendo así con el mejoramiento continuo de los procesos y programas de la institución.

Equipo operativo sistema integrado de gestión - 29 de octubre de 2015.

El sistema Integrado de gestión llevó a cabo el último comité del equipo operativo del año 2015; se trataron temas de gran importancia para la institución resaltando el compromiso que tenemos con la próxima auditoria externa que está prevista para el mes de noviembre. Se orientó a los líderes y profesionales universitarios de la documentación que deben tener lista como insumos que pueden servir de evidencia al auditor para conocer el avance que ha tenido en estos años el sistema gestión de calidad.

Como punto importante se analizó la actualización de los objetivos de calidad, ya que deben incluir aquellos elementos que ayudan a impulsar mejores estrategias que nos ayudan a alcanzar metas a corto y largo plazo; se presentó el cumplimiento de la política integral, el informe de auditorías internas 2015, los resultados del trámite a PQRS y el desempeño de los sistemas de gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo.

Gestión para el éxito sostenido - 27 de octubre de 2015.

El sistema Integrado de Gestión realizó la última capacitación del año 2015 el pasado 20 y 21 de octubre, "Gestión para el éxito Sostenido" el objetivo es entender los principios fundamentales para el éxito sostenido en la institución identificando los lineamientos del modelo hacia la gestión, que permita medir el grado de madurez de los objetivos y estrategias a largo plazo propuesto por la ISO 9004:2009.

Con dicha capacitación se busca orientar el participante al conocimiento de una gestión eficaz permanente, así como también la alineación de esta con los objetivos de su proceso, crea propiedad del personal utilizando sus conocimientos y experiencia consiguiendo una cultura en donde todos se involucren; motivando y dando oportunidades para contribuir a la mejora continua en la Institución.

Revisión Por La Dirección 2015. Desempeño De Los Procesos + Toma De Decisiones – 22 de septiembre de 2015.

El Director de la universidad, llevó a cabo dos jornadas para la Revisión por la Dirección realizadas el 15 y 16 de septiembre, en el cual se toma a consideración todos los insumos que provienen de diferentes fuentes, como son:

  • Resultados de auditorías internas
  • Retroalimentación del cliente
  • El desempeño de los procesos sobre el cumplimiento de objetivos y metas teniendo en cuenta los indicadores
  • La conformidad del producto y el servicio
  • La eficacia de las acciones de mejora en los planes de mejoramiento
  • Los cambios que podrían afectar el SGC
  • La gestión realizada sobre los riesgos

Este importante ejercicio evidencia el compromiso que asume la Alta Dirección con el desarrollo, el sostenimiento y la mejora continua de la calidad y le permite evaluar la conveniencia, eficiencia, efectividad y eficacia, para tomar decisiones en el camino a la excelencia de la gestión.

El Sistema Integrado De Gestión Hace Acompañamiento al Proceso Control Interno En Análisis De Causas – 16 de julio de 2015.

El pasado 6 de julio se llevó acabo el acompañamiento al proceso control interno en el fortalecimiento de las competencias de los auditores internos por parte del sistema integrado de gestión se tocaron temas importantes que sirven como insumo a la elaboración de los informes de auditoría.

Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a través del continuo desarrollo en las auditorías internas que se realizan cada año en la institución, teniendo en cuenta que un plan de mejoramiento bien diseñado garantiza el cumplimiento de  las acciones  y verifican la eficacia; con el fin de analizar y establecer las posibles acciones correctivas, preventivas o de mejora.

El Sistema Integrado De Gestión Continua Capacitaciones “Cuadro De Mando Integral Corporativo BSC” – 16 de julio de 2015.

Los funcionarios de la Universidad asistieron a la capacitación Cuadro De Mando Integral Corporativo “BSC” que se realizó el pasado 7 y 8 de julio, el objetivo de esta es  generar información estratégica que sirva a la alta dirección en la revisión del Sistema de Gestión de Calidad, determinando así su eficiencia y eficacia.

Con dicha capacitación se busca orientar el participante al conocimiento de la estrategia institucional, así como también la alineación de esta con los objetivos de su proceso, empleando para ello el nivel de competencia de su personal.

A través de los indicadores se obtiene información periódica para un mejor seguimiento en el cumplimiento de los objetivos establecidos previamente, y una visión clara del desarrollo de la estrategia, se pudo evidenciar que es una herramienta de gestión muy útil para medir la evolución de la actividad de la institución y sus resultados, y desde el punto de vista estratégico nos ayuda a contribuir de forma eficaz en la visión, enfocándose en los objetivos a medio y largo plazo.

Jornadas de Calidad y Taller de Indicadores – 16 de junio de 2015.

El Sistema Integrado de Gestión viene realizando las jornadas calidad 2015 “Cultura Organizacional  + Control de la Gestión”, con el fin de interiorizar la articulación entre el direccionamiento estratégico de la Universidad y los sistemas de gestión y la de revisar el avance con los compromisos adquiridos durante la capacitación de gestión de indicadores realizada en el mes de abril con Icontec.

Las jornadas de calidad nos sirven para recordar la importancia de las herramientas que usamos para el logro de los objetivos institucionales y el compromiso que tenemos con la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión contribuyendo con el cumplimiento de las funciones que cada uno desempeña desde su proceso o lugar de trabajo.

Revisión Oportunidades de Mejora Auditoria 2014-2015 – 26 de mayo de 2015.

Con el fin de formalizar los compromisos adquiridos en la pasada capacitación de Gestión de Indicadores; se llevaron a cargo reuniones encabezadas por la dirección con el fin de tratar con los líderes de proceso y jefes de dependencia las oportunidades de mejora identificadas de forma transversal y específica.

De estas reuniones tipo conversatorio se establecieron las causas y acciones de mejora que cada área desarrollará durante la vigencia con el fin de superar las debilidades identificadas, cuya eficacia será verificada en las auditorías internas y externas a realizarse durante el presente año.

El Sistema Integrado de Gestión comienza revisiones documentales a los procesos y dependencias – 13 de mayo de 2015

A partir del mes de mayo, el Sistema Integrado de Gestión estará desarrollando de forma eventual, revisiones a los documentos del sistema de gestión de calidad (procedimientos, formatos) con el fin de evidenciar el control ejercido por parte de los líderes y responsables sobre los registros que generan desde sus procesos y que son producto de las actividades diarias; se debe asegurar el uso adecuado y control sobre los cambios y versiones de los mismos considerando una cultura de calidad y mejoramiento continuo, además estos registros son criterios de auditoria interna y externa.

Es importante recordar que si existen de forma impresa o digital documentos con versiones desactualizadas deben ser eliminadas. Un mecanismo de control que ha sido implementado para evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos es descargarlos de la página institucional http://www.ufpso.edu.co/sig/procedimientos.html

Icontec Capacitó A Líderes, Decanos y Profesionales Universitarios  En Indicadores De Gestión

Con la asistencia de los Líderes de proceso, Decanos y Profesionales Universitarios de nuestra institución; se llevó a cabo la capacitación sobre gestión de indicadores el 8 y 9 de abril del 2015, impartida por el profesional de Icontec Paulo Valenzuela.

Dentro de los objetivos de la actividad de formación, se encuentran el de caracterizar e implementar un proceso de mejoramiento sistémico que permita acciones de mejoramiento para el logro de las metas, entender los principios fundamentales para el diseño de herramientas de seguimiento y medición,  y conocer los elementos principales a tener en cuenta para su revisión desde cada proceso.

Los indicadores son elementales para definir el avance y el nivel de logro, por lo que es fundamental conocer y definir los requerimientos del cliente para comparar lo que entrega el proceso y lo que se espera de él, así como los parámetros de control definidos para cumplir con el objetivo del proceso. La alta Dirección coordinó esta actividad y se espera lograr fortalecer la competencia de cada funcionario en temas de gestión, análisis y toma de decisiones.

Equipo Operativo Del Sistema Integrado De Gestión Realiza Su Primera Revisión

Con total asistencia se llevó a cabo el pasado 26 de marzo el primer Equipo Operativo Sistema Integrado de Gestión; en el orden del día se revisaron temas de gran importancia como la aprobación de los miembros designados por cada proceso y facultad para la vigencia, el traslado de la autoevaluación institucional a la subdirección académica, la nueva imagen de los sistemas integrados, los resultados de la auditoria externa y sus oportunidades de mejora, los avances en el sistema de seguridad y salud laboral, la actualización del modelo estándar de control interno, entre otros. Este comité es de gran importancia ya que  dentro de sus objetivos está el de revisar y aprobar todo lo concerniente a los sistemas de gestión adoptados y en este sentido conocer a profundidad las opiniones de los participantes y sus aportes con el fin de tomar decisiones trascendentales para la institución.

La información tratada en el comité será socializada por cada participante a los demás miembros de su proceso y/o área, para asegurar el conocimiento sobre las actividades adelantadas y las que están por desarrollarse  de tal forma que cada funcionario contribuya a la actualización y mejoramiento continuo de los Sistemas Gestión de la Universidad.

Alta dirección diseña estrategias para abordar oportunidades de mejora - 11 de Marzo de 2015

Con el fin de formular acciones que permitan eliminar las oportunidades de mejora identificadas en la auditoría externa realizada por ICONTEC el pasado mes de febrero; la Dirección se reunió con el equipo interdisciplinario conformado por los procesos de Sistema Integrado de Gestión,  Control Interno, Dirección y Planeación,  Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Esta primera etapa busca realizar un análisis más detallado de los hallazgos encontrados para diseñar estrategias orientadas a definir las temáticas de capacitación, áreas de acompañamiento, elementos de la planeación comunes entre procesos y establecer los tiempos y recursos necesarios que permitan mejorar la gestión de los procesos y el logro de sus objetivos. Dentro de las acciones se definió como componente fundamental el compromiso y responsabilidad de los diferentes líderes y decanos para llevar a cabo su implementación.

Satisfactorio seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad de la UFPSO por parte de Icontec

Durante el 16 y 17 de febrero de los corrientes, se llevó a cabo la auditoria de seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad de la UFPSO, correspondiente a la vigencia 2014. Icontec asignó al ingeniero Oscar Julian Porras para realizar la respectiva revisión a los requisitos de las normas para los procesos de Dirección y Planeación, Control Interno, Admisiones y Registro, Gestión Académica, Investigación, Extensión, Gestión Administrativa y Financiera, Gestión Humana e Infraestructura y Mantenimiento.

El resultado del seguimiento fue altamente favorable pues el concepto del auditor fue el de mantener la certificación de acuerdo al alcance establecido y, además, su retroalimentación permitirá el diseño de estrategias de mejoramiento continuo en conjunto con los líderes de proceso que garanticen la eficacia, eficiencia y efectividad permanentes.

Jornadas de calidad: Acercándonos a la excelencia institucional

Durante los meses de noviembre y diciembre se desarrollaron las jornadas de calidad, bajo el lema "Acercándonos a la excelencia institucional" reconociendo los logros en cuanto al enfoque institucional, la dinámica de cambio, modernización y mejoramiento continuo que se ve reflejado en nuestro plan de desarrollo.

Esta actividad se ejecuta cada año con el objetivo de realizar una Re-sensibilización sobre los Sistemas Integrados de Gestión, la normatividad aplicable y los compromisos institucionales. En ésta ocasión se dividió la jornada en dos sesiones: conceptualización - apropiación de los sistemas y un juego/concurso como herramienta didáctica que le permitió a los asistentes participar de forma activa e interiorizar los aspectos relacionados con el sistema de calidad y la forma como los procesos pueden hacer parte de la mejora continua de la institución.

En las jornadas de calidad se expusieron varios aspectos de interés general y se hizo un llamado a mantenernos en condiciones de mejoramiento continuo desde las actividades que cada uno desarrolla en su puesto de trabajo.

Segundo seguimiento del año 2014: Los programas y procesos muestran la mejora en la eficacia de sus acciones

El Sistema Integrado de Gestión inició el segundo seguimiento a la ejecución de las acciones propuestas por los programas y procesos en los Planes de Mejoramiento 2013, verificando la eficacia de las mismas en lo corrido del presente año.

Es de resaltar la disposición y compromiso de los líderes de procesos, decanos y directivos de departamento frente a ésta verificación que permite evaluar la gestión que realizan en el desarrollo de sus actividades de mejora contribuyendo a garantizar el cumplimiento de los requisitos y criterios de calidad en las actividades que desarrollan.

Alta Dirección revisó el avance del sistema integrado de gestión para los procesos estratégicos y de apoyo

Durante la jornada los líderes de los procesos de estratégicos y de apoyo expusieron los avances alcanzados en relación a los planes de mejoramiento que son el resultado de todos los elementos de análisis incluyendo la auditoría interna realizada meses atrás por parte de Control Interno.

Del mismo modo, los sistemas de gestión de calidad, ambiental, salud ocupacional y las oficinas de control interno y planeación; expusieron el avance en cuanto a los programas y actividades de evaluación y mejora continua que desarrollan en cumplimiento de la normatividad vigente.

“El realizar este tipo de revisión nos permite evidenciar el nivel de avance, las mejoras y la optimización de los recursos, así mismo demostrar el desempeño de cada uno de los procesos de la Institución, este es un esfuerzo colectivo a través del cual logramos la preparación para la auditoria que realiza cada año Icontec a la Universidad”, afirmó el magíster Édgar Antonio Sánchez Ortiz director de la UFPS Ocaña, siendo ésta la segunda revisión por la dirección del año 2014.

Primera revisión por la dirección  2014

Concluyó la primera revisión por la dirección con un balance positivo frente a la eficacia, eficiencia y conveniencia de los sistemas de gestión adoptados, en búsqueda de la mejora continua y la excelencia institucional.

Con la participación de los decanos, jefes de áreas académicas y los líderes de los procesos misionales, se efectuó la revisión por la dirección, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 5.6 Revisión por la Dirección  de la norma ISO 9001, en la cual se llevó a cabo la retroalimentación de la gestión donde cada líder del proceso presentó los avances y estrategias que ha diseñado para abordar las oportunidades de mejora encontradas a través de la medición de indicadores, auditorías internas, PQRS y riesgos. Al finalizar el director resaltó la importancia de contar con un sistema que guíe la institución a la excelencia y concluyó sobre porqué es adecuado, pertinente, conveniente, efectivo y eficiente.

Se sigue fortaleciendo la satisfacción del cliente interno UFPSO

La alta dirección ha estimado necesario evaluar a los clientes internos de cada proceso, con el fin de conocer el grado de satisfacción existente para cada dependencia, y así mismo definir estrategias que permitan evaluar la necesidad de mejorar cada día la función que desempeñan en términos de oportunidad, eficiencia, eficacia, calidez, buen trato, disponibilidad, disposición entre otras.

Ante el comité de apoyo académico, se llevó a cabo la socialización de resultados que de la satisfacción del cliente interno entre procesos de la Institución, para la cual se obtuvo una muestra de 906 encuestas aplicadas.

A cada líder de proceso se envió el informe pormenorizado. Este tipo de mediciones se realizan desde el año 2012 y  le otorgan un nivel de madurez a la institución, para considerar con mucha responsabilidad y objetividad las mejoras pertinentes que requieran los procesos.

Acompañamiento de la UTP en procesos de alta calidad para 6 programas académicos

Profesionales de la Universidad Tecnológica de Pereira, profesionales del SIG y de los 6 programas acreditables continúan con el trabajo que se viene adelantando en el tema de las etapas del proceso de autoevaluación con fines de acreditación en alta calidad.

Durante las visitas y talleres conjuntos, se dieron a conocer avances del proceso, se hizo revisión y validación de algunos protocolos de las áreas administrativas de la UFPSO, se analizó la Integración de Indicadores para el SIA, además ajustes y actualizaciones a las herramientas de autoevaluación, entre otros.

La agenda continúa y se tiene previsto para mediados del mes de junio y finales de septiembre, la visita por parte de los asesores de la UTP a nuestra alma mater.

ICONTEC renueva certificación para el Sistema de Gestión de la Universidad

A través de una auditoria externa de renovación, realizada por el auditor de ICONTEC Sixto Javier Ibarra Rodríguez, quien durante tres días consecutivos evaluó y revisó todos los procesos y avances de nuestra Casa de Estudios, con respecto a los criterios de calidad en las normas NTC GP1000:2009 e ISO 9001:2008, tuvo como finalidad la renovación de la certificación de ICONTEC hasta  enero de 2017. La mayor fortaleza que encontró, fue el importante papel que juega la Universidad en el desarrollo de la región “La visión a futuro, el posicionamiento como ente generador de crecimiento y el compromiso de cada una de las personas que la integran, fue lo que me llevó a dar un concepto favorable de renovación de registro”, resaltó.

La UFPS Ocaña avanza en su decisión de acreditarse en alta calidad

Con el acompañamiento de la Universidad Tecnológica de Pereira, se continúa con la consolidación del proceso de acreditación en alta calidad para seis programas académicos de la institución; dado esto se conforman los Comités Técnico Académico y Técnico Administrativo de Autoevaluación, quienes asumen entre otros, los compromisos de proponer mecanismos de evaluación integral articulando lineamientos, estándares y políticas adoptadas por la institución, asimismo diligenciar con claridad, veracidad y de forma oportuna las herramientas aprobadas para el suministro de la información.

Cabe resaltar que la decisión de iniciar con este proceso se tomó de forma voluntaria por parte de la alta dirección de la universidad, con el fin decrear ambientes y condiciones apropiados para el cumplimiento de las funciones sustantivas con eficacia y eficiencia.

El CEDIT se capacita en la organización de sus procedimientos para el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad

En el mes de abril el Centro de Desarrollo e Innovación Tecnológica (CEDIT) de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, recibió una  socializacióna cerca de los componentes del Sistema Integrado de Gestión y la importancia de la apropiación e implementación de estas herramientas para el mejoramiento continuo de los procesos que realizan. También se  resaltó a los asistentes las ventajas de documentar los procedimientos que se realizan al interior del CEDIT y su interacción con los demás proceso, por tanto este espacio sirvió para identificar los documentos requeridos para el desarrollo de las actividades de este centro.

Escuela de Bellas Artes Jorge Pacheco Quintero inicia la implementación de la NTC 5555 y 5564

Con una capacitación en la Norma específica para Instituciones de formación para el trabajo y desarrollo humano dirigida por funcionarios de ICONTEC,  se inicia la implementación de la NTC 5555 y 5564 en la Escuela de Bellas Artes Jorge Pacheco Quintero, las cuales serán articuladas con el Sistema Integrado de Gestión existente en la institución ya certificado por ICONTEC. 

Con la implementación de estas normas, se busca  fortalecer la organización interna de los procesos de la Escuela de Bellas Artes para que estos sean consistentes,  sistemáticos y documentados, de manera que se genere confianza en los clientes y partes interesadas, al garantizar la satisfacción de sus necesidades y mejorar continuamente los procesos para lograrlo.

Primera revisión del año 2014: Eficacia de las acciones de mejora de los programas y procesos

Dando cumplimiento al plan de acción para la presente vigencia, el Sistema Integrado de Gestión inició la verificación de la eficacia en las acciones de mejora definidas en los planes de mejoramiento de los diferentes programas y procesos.

Esta verificación, busca evaluar la gestión de los líderes de procesos, decanos y directores de departamento para desarrollar sus acciones de mejora y alcanzar los objetivos trazados. De manera que se garantice el cumplimiento de requisitos y criterios de calidad en las actividades que se desarrollan.

Sistema Integrado de Gestión y Subdirección Académica sensibilizan al proceso de Gestión de Comunicaciones

Con el fin de fortalecer el proceso que administra los medios y mecanismos de comunicación e información en la Universidad; se realizó una jornada de socialización y sensibilización a todo el personal que participa en lasdiferentes áreas del proceso de modo que permita facilitar la interacción de los medios con la comunidad universitaria y todas las actividades que se desarrollan.

Esta jornada busca interiorizar a los participantes en toda la información institucional que es de interés general y que debe ser divulgada de manera permanente y veraz.

Granja Experimental Algodonal inicia su compromiso con la calidad

Con el fin de poner en contexto a los funcionarios encargados de la Granja con los temas de calidad y mejoramiento continuo, profesionales del Sistema integrado de gestión realizaron una capacitación acerca de la estructura y la implementación de los sistemas de gestión re-certificados en la institución; así mismo se dio a conocer la importancia de mantener al día los diferentes registros que la granja debe utilizar en los proyectos, las ventajas de utilizarlos y la necesidad de realizar un control de los mismos por parte del equipo de trabajo de este laboratorio perteneciente a la Facultad de Ciencias Agrarias y del Ambiente. Esta jornada de capacitación sirvió como espacio para generar un plan de trabajo conjunto que permita articular la granja con todos los elementos de la gestión eficaz que la Universidad ha adoptado.

JORNADAS DE CALIDAD
Re-sensibilización Institucional

Durante los meses de septiembre y octubre de 2013, se están desarrollando las jornadas de calidad en la Universidad con el fin de transmitir a todos los funcionarios el nuevo enfoque institucional acerca de sus compromisos con los sistemas de gestión y la dinámica de cambio, modernización y mejoramiento continuo trazado en su plan de desarrollo.

En la actividad se presenta a los asistentes la nueva Misión y Visión, la Política Integral que describe los aspectos de mayor relevancia que la Institución ha decido fortalecer hacia la mejora continua, la responsabilidad y la toma de conciencia.

Igualmente, se hace un llamado individual a la excelencia, a la buena actitud, a la responsabilidad y profesionalismo con el que cada funcionario de la UFPSO desarrolla sus actividades y aporta al logro de los objetivos planteados por la Universidad para los próximos 6 años.

REVISION POR LA DIRECCION
El SIG de la UFPSO es Conveniente? Adecuado? Eficaz? Eficiente? Efectivo?

Con la participación del Director y el Subdirector Académico como representante de la alta dirección para los sistemas de la Universidad, se desarrollaron dos revisiones en cumplimiento al requisito 5.6 de la norma ISO 9001 para todos los procesos de la Universidad.

Las jornadas fueron programadas con el fin de que cada líder de proceso y jefe de área realizaran una retroalimentación de los casos de éxito y planes de mejoramiento desarrollados durante su vigencia.

De las revisiones se establecieron compromisos, se aclararon y solucionaron situaciones de vital importancia para a continuidad y mejoramiento de la gestión institucional.

Dentro de las conclusiones la dirección y líderes de proceso determinaron que el SIG en la Universidad sigue siendo: Conveniente, Adecuado, Eficaz, Eficiente y Efectivo para el logro de los propósitos y la misión de la Universidad.

AUDITORIAS INTERNAS EN LA UFPSO
Se fortalece el equipo y se desarrolla el procedimiento

Las auditorías internas desarrolladas por el equipo auditor de la Universidad se llevaron a cabo con total éxito para los dos ciclos programados por la alta dirección y planeados por el proceso de control interno.

Los 25 auditores formados en las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 aplicaron los criterios establecidos para cada norma con el fin de establecer si el Sistema Integrado de Gestión es conforme y se mantiene.

El programa de auditoria a través de los planes diseñados por cada equipo auditor se cumplió a cabalidad, con la novedad de ampliar su alcance a otras áreas de la gestión académica como bellas artes, la granja, la subdirección académica y las 4 facultades de forma individual.

De igual forma el pasado 17 de septiembre se llevó a cabo la entrega de diplomas y certificados que ICONTEC expidió para el equipo auditor en cumplimiento de las actividades para el diplomado HSEQ.

DIPLOMADO EN SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN ICONTEC
Se fortalecen las competencias

Durante los meses de abril y mayo, se desarrollará un diplomado en sistemas integrados de gestión bajo las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 con especial énfasis en técnicas de auditorías, revisión por la dirección y gestión para la mejora.

El compromiso de la alta dirección se ve reflejado en este tipo de actividades que contribuyen con la formación y fortalecimiento de las competencias de personal interdisciplinario que hace parte de todos los procesos certificados, con el fin de que el talento humano de la institución participe, diseñe, recomiende, asesore, haga seguimiento y mejore sus actividades y las del equipo de trabajo al que pertenece. Los auditores internos de la Universidad tendrán la oportunidad de trabajar las diferentes normas en un contexto de relación y armonización para la mejora continua.

EQUIPO OPERATIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Actualiza sus integrantes y aprueba políticas

El 8 de abril de los corrientes mediante acta No 001, el equipo operativo del sistema integrado de gestión sesionó con el fin de dar la bienvenida a los representantes que fueron ratificados y a los nuevos miembros designados por líderes de proceso y decanos.

Del mismo modo, se socializó la integración de los sistemas de gestión de calidad, de salud y seguridad en el trabajo y gestión ambiental con el fin de aprobar su estructura, políticas y demás lineamientos que con seguridad contribuirán al éxito de la excelencia institucional con base en las normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, GP1000, ISO 9004 y modelos MECI, EFQM y Autoevaluación CNA 2013.

SOCIALIZACIÓN DEL MODELO DE AUTOEVALUACIÓN 2013
Fortaleciendo los estándares de alta calidad

El pasado 2 de abril se dio paso a la socialización del nuevo modelo de autoevaluación adoptado por la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, teniendo en cuenta los lineamientos que orienta la evaluación de los programas académicos de pregrado, incluyendo los técnicos profesionales y tecnologías, establecidos por el consejo Nacional de Acreditación (CNA), que pretende el mejoramiento de la calidad de la educación superior en el país.

Este evento dirigido por la Coordinadora del Sistema Integrado de Gestión Yurley Constanza Medina Cárdenas y la Coordinadora de Autoevaluación Institucional Y esenia Arenas Arévalo, Contó con la asistencia del Director de nuestra Alma Mater, el subdirector académico, decanos, directores de los diferentes planes de estudio, directores de departamento y profesionales de apoyo a los procesos de autoevaluación, quienes se mostraron muy receptivos y dispuestos a retroalimentar este importante proceso considerado el camino para la Excelencia Académica.

Se espera que para este año, cada comité de autoevaluación de programa diseñe su plan de trabajo para abordar cada una de las 7 etapas del proceso, con el fin de dar cumplimiento al decreto 1295 de 2010 en lo que respecta a esta condición de calidad.

ACOMPAÑAMIENTO UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA
Mejores prácticas para la gestión y el desarrollo institucional

Durante los días 21 y 22 de marzo de los corrientes, se realizó una visita a la Universidad Tecnológica de Pereira por parte los funcionarios de la UFPSO, Yurley Constanza Medina Cárdenas Coordinadora del SIG, Tatiana Álvarez Jácome Coordinadora del SG – SST y Yesenia Arenas Arévalo Coordinadora de Autoevaluación; donde se trataron diversos temas relacionados con el Plan de Desarrollo como motor de mejoramiento continuo, Autoevaluación de programas académicos, Sistemas integrados y sistemas de información, Salud ocupacional y la administración del jardín botánico.

Dicho acompañamiento permitió realizar un paralelo entre los elementos de calidad que ambas universidades han incorporado a su gestión y trazar algunas metas encaminadas al fortalecimiento de la mejora continua de los procesos y programas en la UFPSO.

ACOMPAÑAMIENTO EDUCACIÓN VIRTUAL - RENATA
Modelo de autoevaluación integral

El 5 de diciembre se socializó a los pares asesores de la Red Nacional  Académica de Tecnología Avanzada “RENATA”, el plan de acción que el Sistema Integrado de Gestión a través de la coordinación de autoevaluación elaboró para integrar los elementos, componentes y características de la educación virtual en procesos de autoevaluación para programas académicos que oferte nuestra Institución.

La actualización de estos elementos permitirá, asegurar la medición, análisis y mejora de las condiciones de calidad requeridas para el desarrollo de la formación académica bajo esta metodología.

ACOMPAÑAMIENTO REGISTRO CALIFICADO DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
Autoevaluación para la medición, análisis y mejora continúa

Durante el 15 y 16 de Noviembre, el Sistema Integrado de Gestión socializó durante la visita de la par designada por el Ministerio de Educación, los resultados del proceso de acompañamiento a la mejora continua que se viene realizando a través de la integración ente el SGC de la Universidad y la autoevaluación de programas académicos bajo estándares del CNA. La información presentada corresponde al cumplimiento de una de las condiciones de calidad contempladas en el decreto 1295 del 2010, sobre la cual el programa ha venido trabajando.

JORNADAS DE CALIDAD A LA BIBLIOTECA
Socializando conceptos del Sistema de Gestión de Calidad

Con la participación del personal de apoyo de la biblioteca se realizó el pasado 3 y 4 de diciembre una jornada de calidad, la cual tenía por objeto  revisar y acompañar la implementación del SGC en las actividades que desarrollan los procesos institucionales, identificando así oportunidades de mejora del Sistema Integrado de Gestión.

EQUIPO OPERATIVO MECI - Calidad
“Verificando el  mejoramiento continuo”

El equipo operativo del sistema de gestión de calidad de la Universidad, se reunió el pasado 29 de noviembre con el fin de realizar el cierre y análisis sobre las oportunidades de mejora tratadas durante la presente vigencia.

Los 25 miembros del equipo representantes de todos los procesos y facultades, revisaron las actividades pendientes relacionadas con la gestión de riesgos, la revisión por la dirección, aprobación del PIGA (Programa Integral de Gestión Ambiental), socialización del programa de salud ocupacional, presentación de resultados de capacitación a secretarias y conclusiones para el mejoramiento continuo.

whatsapp
Logo UFPS
Logo MEN
Logo No Más Filas
Logo SIES
Logo ICETEX
Logo ICFES
Logo Unired
Logo Colombia Aprende
Logo Gobierno en Linea
Logo Observatorio Laboral
Logo MINTIC
Logo Colciencias
Logo DANE
Logo Nodo Ocana
Logo fodesep
Logo SACES
Logo snies
Logo spadies
Logo dps
Logo secop
Logo dafp
Logo suit
Logo Jovenes

Certificado IQNET and ICONTEC Certificado IQNET and ICONTEC