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La importancia de las herramientas de gestión para el mejoramiento continuo institucional

Por: Gestión de las comunicaciones. | 04:24 PM - 18 de Mayo de 2017.
UFPSO
Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña

Estas permiten a los líderes de procesos, decanos, directores de programa y departamento avanzar en los informes y evidenciar los resultados de su gestión.

El Calendario de Herramientas de Gestión dado a conocer por la Dirección de la Universidad, es un documento diseñado que facilitará a los procesos y dependencias la organización de la información que deben entregar mensualmente, determinando a través de los procesos de Control Interno, Dirección y Planeación y Sistema Integrado de Gestión, la información relevante para la Institución, que permita rendir cuentas, evidenciar el desempeño y el avance de los objetivos definidos en cada uno de los planes de acción.

En ese orden de ideas es importante recordar a los líderes de proceso, decanos, directores de programa y departamento la importancia de aplicar el Calendario de Herramientas de Gestión  dado que este permite organizar el tiempo y los recursos que garantizan dar cumplimiento a los diferentes requerimientos de información que los entes del control y certificadores requieren de nuestra Universidad. “Les permite planificar todas las actividades internas para poder agrupar y consolidar el avance en los casos de éxito y todas las acciones que los líderes de procesos y decanos han podido encaminar para mejorar el desempeño de sus áreas”, manifestó Yurley Constanza Medina, coordinadora del Sistema Integrado de Gestión.

Con el diseño e implementación del Calendario de Herramientas de Gestión se busca  orientar y organizar los tiempos y la información a entregar, el objetivo es que ninguna de estas áreas se atrase para darle cumplimiento a todos los requerimientos, sino que por el contrario, estos estén dentro de los tiempos que se  planifican y así poder responder de forma oportuna en las fechas establecidas, contribuyendo de esta forma al mejoramiento continuo de la Universidad.

Así mismo, Control Interno está trabajando en el fortalecimiento a través de una revisión personalizada a cada proceso teniendo en cuenta el Modelo Estándar de Control Interno –MECI, que define tres clases de planes de mejoramiento, la jefa de Control Interno, Claudia del Pilar Quintero Prada, expresó que “el plan de mejoramiento institucional, se deriva de aquellos planes que salen de las auditorías externas, como los planes que establecemos con la Contraloría y los planes institucionales que establecemos con el director a través de las auditorías internas. Así mismo, los planes de mejoramiento por proceso, que son todos aquellos que salen de las revisiones eventuales y de las auditorías internas propiamente. Los planes de mejoramiento individual, son aquellos que salen de las evaluaciones de desarrollo laboral y otros aspectos que requieren planes de mejoramiento. Todos estos elementos engranados en sí, desde el proceso de Control Interno, son herramientas de gestión para el mejoramiento continuo de la Institución”.

“El proceso del Sistema Integrado de Gestión a comienzos de año solicitó a la Oficina de Planeación los planes de acción y la matriz de riesgos, con el propósito de elaborar un diagnóstico sobre estas herramientas de gestión. Luego de hacer la revisión nos envían ese diagnóstico a nosotros como Planeación encargados de esas herramientas; en estos momentos lo que estamos haciendo es enviar esas recomendaciones a cada uno de los procesos y las dependencias, para que mejoren esos hallazgos identificados y poder cumplir a cabalidad con estas herramientas”, concluyó la profesional universitaria para la Oficina de Planeación, Laura Lorena Luna.

El Calendario de herramientas de gestión 2017 fue enviado desde la Dirección de la Universidad mediante la Circular 001 del 27 de marzo, a los correos de los líderes de proceso, decanos, directores de programa y departamento con el objetivo de que se mantenga la observancia sobre el cumplimiento de estas actividades dentro de la planificación de sus áreas y procesos durante la vigencia. 

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