EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN REALIZÓ DOS SEGUIMIENTOS EN LA VIGENCIA 2023 A LAS ACCIONES DE MEJORA DE LOS DIFERENTES PROCESOS, ÁREAS, FACULTADES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES – 05 de diciembre de 2023 |
El SIG realizó los dos seguimientos del año 2023, el primer seguimiento se llevó a cabo entre los meses de mayo y junio, y el segundo entre noviembre y diciembre; con el fin de revisar el estado de avance de las acciones propuestas en los planes de mejoramiento, resultado de las auditorías internas para los procesos, áreas y facultades y de la autoevaluación para los programas académicos de la Institución. Además, se realizó seguimiento a las oportunidades de mejora generadas por diferentes fuentes (auditoría externa, revisiones eventuales del SIG, DOFA, RYO, RXD, indicadores, entre otras), determinando así su porcentaje de eficacia en el avance de cada una de las acciones. Es de gran importancia poder realizar monitoreo a cada una de las acciones que surgen de diferentes fuentes con el fin de que éstas aporten el efecto esperado y se logre corregir los diferentes hallazgos que no permiten el adecuado desarrollo de los objetivos trazados en pro de la mejora continua de la Institución. |
Jornadas de calidad 2023 “Los indicadores de gestión como herramienta para alcanzar los objetivos” - 14 de noviembre de 2023 |
Las jornadas de calidad 2023 que tienen como lema “Los indicadores de gestión como herramienta para alcanzar los objetivos”, buscan interiorizar los indicadores de gestión los cuales son instrumentos establecidos como herramientas de gestión para medir el logro de los objetivos en términos de calidad (eficacia, eficiencia y efectividad) y la forma como el servicio es entregado a las partes interesadas; son un referente para el seguimiento y la evaluación de los resultados alcanzados. Existirán tantos indicadores como el proceso lo defina relacionado con su objetivo, el cumplimiento de actividades, la evaluación de criterios de calidad, la oportunidad del servicio, etc. La idea principal de la jornada es socializar de forma detallada la ficha de los indicadores de gestión con el fin de asegurar una adecuada y coherente medición de los mismos. Con la participación de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación y mejora, las facultades y los programas se desarrollaron en el mes de noviembre las jornadas de calidad 2023, actividad liderada por el Sistema Integrado de Gestión. Es importante resaltar que, en las jornadas de calidad se proporcionan los aspectos fundamentales para poder actualizar a 2023 la contribución de cada uno de los procesos a las directrices de la política integral, las cuales se encuentran en el anexo 1 del manual del sistema integrado de gestión. |
La Universidad desarrolló la Revisión por la Dirección de la vigencia 2023 - 14 de diciembre de 2023 |
El 14 de diciembre se llevó a cabo la Revisión por la Dirección de la vigencia 2023, con el fin de dar cumplimiento con el requisito 9.3 de la NTC ISO 9001:2015, en la cual se presentaron los resultados del ciclo de auditorías internas del presente año. Cabe resaltar que este proceso se enfocó en los planes de mejoramiento y las estrategias para abordar oportunidades de mejora en todas las dependencias, procesos y facultades de la Institución. Es importante destacar que esta revisión integral contó con la participación activa de áreas fundamentales como Gestión Académica, Investigación y Extensión, Sistema Integrado de Gestión y Control Interno, así como la colaboración de los decanos de las distintas facultades. Esta revisión resulta fundamental para comprender el entorno en el que operan los procesos y así visualizar el horizonte institucional en pro del mejoramiento continuo. |
SEGUNDO SEGUIMIENTO DEL AÑO A LAS ACCIONES DE MEJORA DE LOS DIFERENTES PROCESOS Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES - 15 de Noviembre de 2022 |
Entre los meses de noviembre y diciembre se llevó a cabo la realización del segundo seguimiento del año en el cual se revisaron las acciones relacionadas con hallazgos de auditoría interna, hallazgos de auditoría externa, autoevaluación, medición de la satisfacción del cliente interno, revisiones eventuales del SIG, oportunidades de mejora de la RXD y oportunidades de mejora a la gestión de indicadores. Para la Universidad es de gran importancia poder realizar monitoreo a cada una de las acciones que surgen de diferentes fuentes con el fin de que éstas aporten a la Institución el efecto esperado y subsane los diferentes hallazgos que no permiten el adecuado desarrollo de los objetivos trazados en pro de la mejora continua de la Institución. Adicional al seguimiento de la ejecución de los planes de mejoramiento, se realizó la revisión de las actividades de control de cada una de las salidas No conformes identificadas dentro de los procesos y así mismo el uso de los formatos que se encuentran en el mapa de procesos institucional. |
SIG llevó a cabo las Jornadas de calidad 2022 “El direccionamiento estratégico, un asunto de todos” |
Con la participación de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación y mejora se desarrolló la jornada de calidad del 25 de noviembre al 1 de diciembre, con el lema “El direccionamiento estratégico, un asunto de todos”, que busca que todos los actores de la institución reconozcan y den cumplimiento a las herramientas de gestión las cuales a través de su articulación se logra dar aplicación a las estrategias institucionales, su metodologías y las cuales ayudan a aclarar aspectos de cumplimiento y su afectación con las actividades internas de los procesos. Durante las jornadas se realizó la socialización de las herramientas de gestión y documentación alineada para reconocer los objetivos de gestión implementados dentro de la Universidad y tener claro a partir de cuales actividades del proceso o área se da cumplimiento a dichos objetivos; tema de gran importancia para que los equipos de trabajo de las distintos procesos se apropien de su uso, lo que contribuye al cumplimiento de los distintos criterios de la NTC ISO 9001:2015 aspecto en el que la Universidad debe mejorar cada vez más siendo una institución certificada en esta norma. |
PRIMER SEGUIMIENTO DEL AÑO A LAS ACCIONES DE MEJORA DE LOS DIFERENTES PROCESOS Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES - 30 de junio de 2022 |
Entre los meses de mayo y junio se llevó a cabo la realización del primer seguimiento del año en el cual se revisaron las acciones relacionadas con hallazgos de auditoria interna, hallazgos de auditoria externa, autoevaluación, medición de la satisfacción del cliente interno, revisiones eventuales del SIG, oportunidades de mejora de la RXD, oportunidades de mejora a la gestión de indicadores y oportunidades de mejora a las herramientas de gestión incluyendo la satisfacción del cliente. Para la Universidad es de gran importancia poder realizar monitoreo a cada una de las acciones que surgen de diferentes fuentes con el fin de que éstas aporten a la Institución el efecto esperado y subsane los diferentes hallazgos que no permiten el adecuado desarrollo de los objetivos trazados en pro de la mejora continua de la Institución. Éste seguimiento a los planes de mejoramiento de programas y procesos se realiza dos veces al año, con el fin de asegurar una adecuada implementación de acciones de mejora a través de la eficacia. |
UFPS OCAÑA REALIZA SEGUIMIENTO A LA CERTIFICACIÓN DE SU SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA ISO 9001:2015 - 29 de abril de 2022 |
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, recibió auditoria de seguimiento por parte del Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación Icontec, obteniendo un resultado favorable en la revisión de los mecanismos, herramientas de gestión y organización interna de cada uno de los procesos de la Institución, aspectos que evidencian la conformidad con los requisitos de la NTC ISO 9001:2015 dentro de la Institución. De acuerdo a los resultados de obtenidos en las actividades de revisión por parte del profesional de ICONTEC surgen oportunidades de mejora, las cuales la Universidad asume de manera responsable y comprometida con el fin de seguir mejorando continuamente, principio fundamental de la gestión de calidad. |
EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARTICIPA EN LA INDUCCIÓN INSTITUCIONAL AL PERSONAL ADMINISTRATIVO - 24 de marzo |
En el mes de marzo, el sistema integrado de gestión, participo en la realización de la jornada de inducción al personal nuevo que laborara en el área administrativa de la institución, para el primer semestre del año 2022, donde la Líder del sistema Integrado de Gestión Natalia Ramírez Arévalo, presentó a los nuevos trabajadores información relacionada con, el alcance de la certificación, factores corporativos, política integral, objetivos de calidad y planificación, beneficios del SIG, mapa de procesos, principales herramientas de gestión, sistema de gestión documental, codificación por proceso y dependencia, codificación institucional, codificación por tipo de proceso SIG y divulgación y acompañamiento. Con lo anterior, el SIG contribuye a la integración de los nuevos funcionarios, y al aumento de la productividad del trabajador en el desarrollo de sus actividades y la prestación del servicio. |
UFPS OCAÑA RENUEVA LA CERTIFICACIÓN DE SU SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA ISO 9001:2015-29 de junio de 2021 |
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, recibió la renovación de la certificación de la norma ISO 9001 auditada en abril del presente año, por parte del Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación Icontec, la certificación en la NTC ISO 9001: 2015, otorgada hasta el año 2024, aporta mecanismos y herramientas que ayudan en la gestión de cada uno de los procesos y en la organización interna, permitiendo brindar un mejor servicio con calidad y responsabilidad. A partir de este momento, se inicia un nuevo ciclo de auditorías internas y externas que permitirá evaluar de forma continua la operatividad institucional, teniendo en cuenta los requerimientos del sistema de gestión de calidad. |
EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARTICIPA EN LA INDUCCIÓN INSTITUCIONAL A PERSONAL ADMINISTRATIVO-17 de junio de 2021 |
El Sistema Integrado de Gestión participó dando la bienvenida en la inducción, al personal que ingresó a la Institución durante el primer semestre 2021, las cuales se llevaron a cabo en los meses de marzo, mayo y junio, donde las especialistas Natalia Ramírez Arévalo y Dirliany Andrea Noriega Duarte trataron temas como, objetivos del SIG, alcance de la certificación, política integral, objetivos de calidad y planificación, beneficios del SIG, mapa de procesos, sistema de gestión documental, codificación por proceso y dependencia, codificación institucional, codificación por tipo de documento SIG y de qué manera se contribuye a la calidad. Desde el SIG, se aporta a estas jornadas con el fin de generar sentido de compromiso y pertenencia con la Institución, la integración de los nuevos funcionarios a la cultura organizacional, buscando incrementar la efectividad en el desarrollo de las actividades y la prestación del servicio. |
El SISTEMA INTEGRADO DE GESTION REALIZÓ EL PRIMER SEGUIMIENTO DEL AÑO DE MANERA VIRTUAL A LAS ACCIONES DE MEJORA DE LOS DIFERENTES PROCESOS, ÁREAS, FACULTADES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES-21 de mayo de 2021 |
El SIG realizó el primer seguimiento y acompañamiento de manera virtual del año, entre los meses de mayo y junio, dando cumplimiento a lo programado en el calendario Herramientas de Gestión 2021, con el fin de revisar el estado de avance de las acciones propuestas en los planes de mejoramiento, resultado de las auditorías internas para los procesos, áreas y facultades y de la autoevaluación para los programas académicos de la Institución. Además, se realizó seguimiento a las oportunidades de mejora generadas por diferentes fuentes (auditoría externa, revisiones eventuales del SIG, DOFA, RYO, RXD, indicadores, entre otras), determinando así su porcentaje de eficacia en el avance de cada una de las acciones. El seguimiento es realizado mediante entrevistas, revisión documental y análisis de la información, utilizando las herramientas tecnológicas (correos institucionales, llamadas telefónicas, video llamadas), con el fin de exponer las evidencias requeridas para alcanzar los objetivos esperados de este ejercicio. Éste monitoreo a los planes de mejoramiento de programas y procesos se realiza dos veces al año, el segundo seguimiento se realizará en los meses de octubre y noviembre, con el fin de asegurar una adecuada implementación de acciones de mejora a través de la eficacia. |
UFPS OCAÑA RECIBE AUDITORIA DE RENOVACIÓN DE SU SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LA ISO 9001:2015- 12 de abril de 2021 |
Durante los días 12, 13, 14 y 15 de abril la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, recibió la auditoria externa de renovación, en la cual se evaluó el cumplimiento frente a los requisitos de la norma ISO 9001:2015. De acuerdo a esto, los 14 procesos que hacen parte de la Institución fueron auditados por el ingeniero Óscar Camargo, quien pudo profundizar sobre el funcionamiento del área académica y administrativa de la Alma Máter, a través de la intervención de las Directivas de la Institución, en cabeza del magíster Édgar Antonio Sánchez Ortiz, los decanos, líderes de los procesos y coordinadores. Se espera en los próximos días la renovación de la certificación en la NTC ISO 9001: 2015 por parte de ICONTEC, la cual aporta mecanismos y herramientas que ayudan en la gestión de cada uno de los procesos y en la organización interna, permitiendo brindar un mejor servicio con calidad y responsabilidad. |
JORNADAS DE CALIDAD 2020 “FORTALECIENDO LAS HERRAMIENTAS DE GESTIÓN”-20 de noviembre de 2020 |
Con la participación de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo, de evaluación y mejora se desarrollaron las jornadas de calidad 2020 actividad liderada por el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad, la cual para esta versión se realizó de manera virtual. Durante las jornadas se llevó a cabo la socialización de las herramientas de gestión implementadas a lo largo del tiempo en la Institución, las cuales contribuyen a la planificación y el direccionamiento de los objetivos y actividades y así mismo a la optimización de su cumplimiento; temática de gran importancia para que los equipos de trabajo de las distintos procesos se apropien de su uso, lo que contribuye al cumplimiento de los distintos criterios de la NTC ISO 9001:2015 aspecto en el que la Universidad debe mejorar cada vez más siendo una institución certificada en esta norma. Así mismo, como producto de las jornadas era trabajar en la matriz de gestión del conocimiento con el fin de actualizarla para cada uno de los procesos. |
DE FORMA VIRTUAL El SIG ACOMPAÑA Y PARTICIPA EN LAS JORNADAS DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN QUE SE REALIZAN EN LA UFPS OCAÑA-17 de noviembre de 2020 |
Personal administrativo, docentes de planta, docentes ocasionales, contratados a término y fijo y OPS – OPSP de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, participaron en las actividades de inducción y reinducción programadas por la institución de manera virtual a través de la aplicación Google Meet, en donde se busca establecer los mecanismos para el ingreso y la actualización de los empleados, dando a conocer las responsabilidades y exigencias del cargo; con el fin de generar sentido de compromiso organizacional y de pertenencia con la Universidad logrando integración e información de manera periódica sobre los aspectos de la vida institucional que influyen en el desarrollo de las actividades y en la prestación del servicio. Desde el SIG, se reforzaron termas relacionados con la política integral, objetivos del SIG, beneficios del SIG, mapa de procesos, sistema de gestión documental SIG, codificación por proceso y dependencia, codificación institucional, codificación por tipo de documento y cómo desde el puesto de trabajo se contribuye a la calidad institucional. |
El SIG REALIZÓ SEGUIMIENTOS VIRTUALES A LAS ACCIONES DE MEJORA DE LOS DIFERENTES PROCESOS, ÁREAS, FACULTADES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES- 24 de junio de 2020 |
Dando cumplimiento a lo programado en el calendario Herramientas de Gestión 2020, para los meses de abril y mayo, el Sistema Integrado de Gestión, realizó el primer seguimiento y acompañamiento del año a los diferentes procesos, áreas, facultades y programas académicos de la institución, con el fin de revisar el estado de avance de las acciones propuestas en los planes de mejoramiento resultado de las auditorías internas o de los procesos de autoevaluación. Además, se realizó seguimiento a las oportunidades de mejora generadas por diferentes fuentes (auditoría externa, revisiones eventuales del SIG, DOFA, RYO, RXD, indicadores, entre otras), determinando así su porcentaje de eficacia en el avance de cada una de las acciones. El seguimiento fue realizado de manera virtual, mediante entrevistas, revisión documental y análisis de la información. Esta metodología implicó la colaboración al máximo del personal que labora en cada dependencia y se utilizó la tecnología a disposición (correos institucionales, llamadas telefónicas, video llamadas), con el fin de exponer las evidencias requeridas para alcanzar los objetivos esperados de este ejercicio. Siguiendo con la programación anual y asegurando una adecuada implementación de acciones de mejora a través de la eficacia, el segundo seguimiento se realizará en los meses de octubre y noviembre. |
SIG PARTICIPA EN LA JORNADA DE INDUCCIÓN AL PERSONAL QUE LABORARÁ EN EL AREA ADMINISTRATIVA DE NUESTRA INSTITUCIÓN- 30 de enero de 2020 |
El día 30 de enero, en las instalaciones del Auditorio 'Fabio Amaya García' del campus el algodonal de la Universidad Francisco de Paula Santander, se realizó la jornada de inducción al personal nuevo que laborará en el área administrativa de nuestra institución, en el primer semestre del año 2020. El Sistema Integrado participo con información actualizada del proceso, que contribuye a la ubicación de este personal en la institución. La Profesional Universitaria Dirliany Andrea Noriega Duarte, presentó a los nuevos trabajadores información relacionada con sistemas de gestión como soporte de la alta calidad, los instrumentos de socialización y divulgación del SIG, información documentada y su ubicación en la página Web, el Sistema de Gestión Documental del SIG y la forma de utilizarlo. |
CURSO DE ACTUALIZACIÓN SOBRE LINEAMIENTOS BASICOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC 5555 - 26 de noviembre de 2019 |
La Alta Dirección de la institución consideró necesario actualizar los lineamientos de la norma NTC 5555 para los servicios prestados por la Escuela de Bellas Artes, en formación para el trabajo y desarrollo humano, con el fin de que el personal administrativo que labora en la Escuela y el grupo de auditores internos, conozcan los requisitos que se deben tener en cuenta para la implementación de un sistema de gestión de la calidad que armonice con los proyectos educativos institucionales, la práctica educativa y los requerimientos del entorno productivo, económico y social. El curso fue dirigido por el ingeniero Paulo Cesar Valenzuela, profesional de ICONTEC, quien explicó sobre la importancia que tienen las instituciones de formación para el trabajo de ser reconocidas frente a las actividades que prestan, por esta razón es necesario que la Escuela de Bellas Artes, realice la implementación de herramientas que le permita cada día ofrecer un excelente servicio con los mejores estándares de calidad. |
CURSO NTC ISO 21001:2019, SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PARA EL SECTOR EDUCATIVO - 14 Noviembre de 2019 |
Mediante espacio de formación, se capacitó a los auditores internos y a un grupo de profesionales universitarios de la UFPS Ocaña, sobre la Norma NTC ISO 21001:2019, Sistema de gestión de calidad para el sector educativo. El curso se realizó con el objetivo de fortalecer las competencias del equipo auditor en la nueva norma ISO 21001, que es específica para el sector educativo y de voluntaria implementación de manera complementaria a la ISO 9001. La capacitación fue orientada por la funcionaria de ICONTEC, la ingeniera Sandra Patricia Mendivelso, quien profundizó en la norma objeto de estudio, para que en la institución se alineen las actividades de forma eficaz en la misión, la visión, el Plan de Desarrollo Institucional y así poder ofrecer un aprendizaje más personalizado, con los cuales se benefician no sólo a los alumnos sino a los educadores, los padres de familia y otras partes interesadas. |
PRIMER SEGUIMIENTO DEL AÑO A LAS ACCIONES DE MEJORA DE LOS DIFERENTES PROCESOS Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES - 12 de junio de 2019. |
El Sistema Integrado de Gestión, realizó el primer seguimiento y acompañamiento del año a los diferentes procesos y programas de la institución, según lo establecido en el calendario Herramientas de Gestión 2019. Durante este seguimiento, se revisó el cumplimiento de las acciones de mejora definidas en los planes de mejoramiento resultado de las auditorías internas o de los procesos de autoevaluación. Además, se realizó seguimiento a las oportunidades de mejora generadas por diferentes fuentes (auditoria externa, revisiones eventuales del SIG, DOFA, RYO, RXD, indicadores, entre otras), determinando así su porcentaje de eficacia en el avance de cada una de las acciones. Éste seguimiento a los planes de mejoramiento de programas y procesos se realiza dos veces al año, con el fin de asegurar una adecuada implementación de acciones de mejora a través de la eficacia. El segundo seguimiento se realizará en los meses de octubre y noviembre. |
SIG PARTICIPA EN LA INDUCCIÓN INSTITUCIONAL AL PERSONAL ADMINISTRATIVO - 10 de mayo de 2019. |
En el mes de mayo nuestra institución recibió personal que ingresó a laborar en sus diferentes oficinas y dependencias administrativas y académicas. Desde la División de Personal, se programó la inducción Institucional para el día 10 de mayo de 2019, en el Auditorio Fabio Amaya, con el fin de exponer la información general y relevante de la institución: competencias de conocimiento específico, de retroalimentación, mejoramiento institucional, competencias administrativas, valores y principios institucionales, direccionamiento estratégico, deberes y derechos, procedimientos administrativos, entre otros. La participación del SIG estuvo a cargo de la especialista Dirliany Andrea Noriega, quien presentó a los nuevos trabajadores información relacionada con sistemas de gestión como soporte de la alta calidad, los instrumentos de socialización y divulgación del SIG, información documentada y su ubicación en la página Web, el Sistema de Gestión Documental del SIG y la forma de utilizarlo. |
EQUIPO OPERATIVO DEL SIG DA A CONOCER LOS RESULTADOS DEL TALLER “EN EL CAMINO DE LA EXCELENCIA” - 28 de noviembre de 2018. |
El Sistema Integrado de Gestión realizó el pasado 28 de noviembre el segundo equipo operativo del año, en el cual se dieron a conocer los resultados del taller “En el Camino de la Excelencia” realizado a todos los procesos de la Institución en las jornadas de calidad. Así mismo, se mencionó la importancia de saber identificar los códigos que se utilizan en los documentos controlados por el Sistema Integrado de Gestión. También se analizaron aspectos de la estructura del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, el programa auditorías internas 2018 y el avance de los programas del SIGA y SG-SST en el papel que desempeñan dentro de la Institución. |
SIG PARTICIPA EN LA INDUCCIÓN INSTITUCIONAL A DOCENTES DE PLANTA Y PERSONAL ADMINISTRATIVO - 24 de agosto de 2018. |
El Sistema Integrado de Gestión participó en la inducción al personal administrativo que ingres
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